Pflichtangaben in E-MAILS

Unser Leitfaden für Gewerbetreibende - neu zu beachtende Formvorschriften

Das Gesetz über das elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG) hat zum 01.01.2007 diverse Änderungen im HGB, GmbHG und AktG herbeigeführt, wonach nunmehr auch für E-mails, Faxe, Postkarten oder andere Schreiben, die als Geschäftsbriefe einzustufen sind, zahlreiche Formvorschriften beachtet werden müssen. Unser Leitfaden schafft Klarheit und gibt einen Überblick, welche Unternehmen worauf zu achten haben, um Zwangsgelder oder kostenpflichtige Abmahnungen zukünftig zu vermeiden:

Die Einhaltung der Formvorschriften gilt vorerst nur für Unternehmen, die im Handels- oder Genossenschaftsregister eingetragen sind. Denn der Gesetzgeber hat bislang nur diejenigen Vorschriften geändert, die bereits Regelungen über Pflichtangaben in Geschäftsbriefen enthielten. Ergänzt wurden diese durch den Zusatz, dass die dort enthaltenen Formalien unabhängig von der Versendungsform einzuhalten sind. Hierbei handelt es sich um § 37a HGB für den Kaufmann, § 125a HGB für die OHG, § 177a HGB für die KG, § 35a GmbHG für die GmbH und § 80 AktG für die AG.

Zu Geschäftsbriefen zählt der gesamte externe Schriftverkehr eines Unternehmens, d.h. jede Mitteilung, die an einen oder mehrere bestimmte Empfänger gerichtet ist. Keine Rolle spielt die Art der Versendungsform, weshalb auch Nachrichten, die wie E-mails oder Telefaxe mit Hilfe von Telekommunikationssystemen übermittelt werden, wenn sie beim Empfänger lesbar im Print oder auf dem Bildschirm ankommen, Pflichtangaben enthalten müssen. Hierzu zählen: Angebote, Auftrags- und Anfragebestätigungen, Mängelrügen, Rücktrittserklärungen, Bestellscheine, Quittungen oder Mahnungen.

Weitere Voraussetzung ist, dass diese Korrespondenz nach außen gerichtet ist. Das ist dann der Fall, wenn sie an Geschäftspartner oder Behörden verschickt wird. Bei Schreiben an eigene Mitarbeiter besteht eine Außenwirkung aber nur dann, wenn der Mitarbeiter als Vertragspartner anzusehen ist, z.B. bei Einstellung, Abmahnung oder Kündigung.

Folgende Pflichtangaben sind einzuhalten:

Für den Einzelkaufmann:

Geschäftskorrespondenz eines Einzelkaufmanns muss mindestens enthalten

Angaben zur Firma in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut
den Rechtsformzusatz
den Ort der Handelsniederlassung sowie
das zuständige Handelsregistergericht und die Nummer, unter der die Firma im Handelsregister eingetragen ist

Bei Nichtbeachtung droht gemäß § 37a Abs. 4 HGB ein Zwangsgeld.

Für die OHG und KG:

Die Pflichtangaben in der geschäftlichen Korrespondenz von Gesellschaften, deren Gesellschafter natürliche Personen sind (Personengesellschaften), regeln die §§ 125 a, 177a HGB. Diese umfassen:

die Firma in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut
den Rechtsformzusatz
der Sitz der Gesellschaft und
das zuständige Handelsregistergericht und die Handelsregisternummer

Unter analoger Anwendung des § 37a Abs. 4 HGB droht bei Nichtbeachtung ebenso ein Zwangsgeld.

Für die GmbH:

Die Pflichtangaben der Geschäftskorrespondenz einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung sind in § 35a Abs. 1 GmbHG geregelt. Sie umfassen:

neben den Angaben zu Rechtsform und Sitz der Gesellschaft, dem zuständigen Registergericht und der Handelsregisternummer
den ausgeschriebenen Vor- und Familiennamen aller Geschäftsführer. Die Pflicht zur Namensangabe gilt auch für den Vorsitzenden des Aufsichtsrates, falls ein solcher besteht.
Werden Angaben über das Kapital der Gesellschaft gemacht, muss das Stammkapital angegeben werden und, wenn noch nicht alle Stammeinlagen in Geld geleistet sind, auch der Gesamtbetrag der ausstehenden Einlage.
Bei der Zweigniederlassung einer GmbH mit Sitz im Ausland ist § 35a Abs. 4 GmbHG zu beachten. Auch hier muss das inländische Handelsregistergericht und die Registernummer angegeben werden.

Bei Nichtbeachtung droht nach § 79 Abs. 1 GmbHG Zwangsgeldverhängung. Gerade bei der GmbH ist auch eine wettbewerbsrechtliche Abmahnung im Falle des Verstoßes gegen die Pflichtangaben riskant.

Für die GmbH & Co. KG:

Für diese Gesellschaftsform sind sowohl die Pflichtangaben für die KG nach §§ 125a, 177a HGB wie auch für die Komplemetär-GmbH die Pflichtangaben nach § 35a Abs. 1 GmbHG einzuhalten (s.o.).

Für die AG:

Die Pflichtangaben der Geschäftskorrespondenz einer Aktiengesellschaft sind in § 80 AktG geregelt. Sie umfassen:

Angaben zu Rechtsform und Sitz der Gesellschaft, dem zuständigen Registergericht und der Handelsregisternummer
den ausgeschriebenen Vor- und Familiennamen aller Vorstandsmitglieder. Der Vorsitzende des Vorstandes ist als solcher zu bezeichnen.
Vor- und Familienname des Aufsichtsratsvorsitzenden
Werden Angaben über das Kapital der Gesellschaft gemacht, muss das Grundkapital angegeben werden und, wenn auf die Aktien der Ausgabebetrag nicht vollständig eingezahlt ist, der Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen.

Bei Nichtbeachtung droht nach § 407 AktG Zwangsgeldverhängung für die Vorstandsmitglieder.

Dieser Beitrag gibt die rechtliche Situation nur allgemein und verkürzt wieder. Er erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit und ersetzt die individuelle Beratung im konkreten Einzelfall nicht. Jegliche Haftung wird trotz sorgfältiger Bearbeitung ausgeschlossen.

Wir beraten und vertreten Sie gerne bei Fragen zum gewerblichen Rechtsschutz und Gesellschaftsrecht.

Bitte kontaktieren Sie uns

telefonisch unter: +49 (0) 7221 / 5151-0
oder
via E-mail an: marion.mayer@rechtsanwaelte-mayer.de

Übersicht: AKTUELLES

Aufsichtsratmitglied darf AG nicht entgeltlich beraten